[Guia e Modelos] Faturas, Contratos e Acordos para Freelancers

Trabalhar como freelancer no mercado internacional pode exigir que você lide com alguma papelada virtual. Ainda que essa possa ter validade legal, não se preocupe, pois não é nada demais. 

Estou falando, basicamente, de faturas, recibos e contratos de serviço. E de documentos que você possa precisar enviar para autenticar a sua identidade. São eles:

• Faturas e recibos
• Acordos por e-mail
• Carta de acordo
• Acordo de confidencialidade (NDA)
• Contrato de exclusividade
• Contrato de serviço
• Verificação de identidade
• Formulário IRS (W-9)
• Documentos legais do site
• Outros

Esses documentos precisam ser totalmente em inglês. Para atender tanto ao governo brasileiro (ou de seu país de residência) quanto ao estrangeiro, informe possíveis valores nas duas moedas, especificando o valor em dólar (por exemplo) e a conversão para o real, ou vice-versa. A menos, é claro, que o cliente lhe pague em real.

Um bom número de clientes não vai falar sobre isso, principalmente se seu público forem indivíduos em vez de empresas. E se você trabalhar somente por meio das plataformas de trabalhos para freelancers, elas mesmos cuidam dessas questões ou oferecem ferramentas para que elas sejam resolvidas automaticamente.

Mas, é importante que você esteja preparado e ciente do que está lidando caso essa documentação seja exigida de você. Empresas, principalmente as de maior porte, costumam pedir certos papéis e assinaturas, já que precisam comprovar gastos junto à Receita Federal do país deles.

A depender do valor e do tipo de serviço, indivíduos também podem precisar fazer o mesmo. E você pode acabar precisando de algo por escrito para a sua própria contabilidade ou para confirmar a contratação de seu serviço.

Converse também com um contador para saber sobre a necessidade de se registrar como autônomo ou ter um CNPJ, e sobre como pagará impostos. Isso pode variar de acordo com a sua área de atuação.

Faturas e recibos

Em relação direta com o pagamento pelo seu serviço, estão dois tipos de documentos: fatura e recibo. Estes podem ser solicitados pelo cliente, ou uma opção sua, ou uma obrigatoriedade legal.

A fatura (invoice) solicita o pagamento de seu trabalho e deve incluir as seguintes informações:

• Nome e endereço completo
• Registro de autônomo (se for o caso)
• Licença profissional (se for o caso)
• Dados do cliente (nome, endereço completo, e-mail de contato)
• Dados do serviço prestado (descrição, preço, unidade, etc)
• Descrição da forma e prazo de pagamento

Como você está trabalhando com clientes estrangeiros, seu endereço deve incluir CEP e país. Esse pequeno detalhe é muito importante, já que muitos países têm regulamentações e cobrança de taxas específicas para negócios realizados com certos países.

A fatura é enviada, geralmente, após a conclusão do trabalho. Mas, se você solicitou o pagamento de um depósito, enviará pelo menos duas: uma antes do trabalho ser iniciado, para permitir o pagamento do depósito; e outra após a entrega do serviço, para o pagamento da segunda parte. Já se seu serviço envolve pagamento por cada etapa pré-definida (milestones), pode haver uma fatura para cada etapa.

O descritivo do serviço na fatura deve deixar bem claro o que está sendo pago em cada caso – se apenas o depósito, se uma etapa, ou se o serviço como um todo.

Após o pagamento da fatura, você pode ter que enviar um recibo confirmando o recebimento. Este é apenas uma formalidade, por isso é um documento simples. Na maioria das vezes, ele pode ser apenas uma nota com os dados da venda e o selo de pago. Qualquer mensagem confirmando que você recebeu o valor acertado e a data de pagamento já tem valor na maioria dos casos.

Há diversos modelos de faturas e recibos na internet que você pode usar. E se você estiver usando um software de contabilidade este deve contar com algo do tipo. PayPal e outros meios de pagamento também oferecem modelos próprios gerados automaticamente.

Porém, verifique se estes modelos estão de acordo com o que solicitados pelas autoridades do Brasil e do país de residência de seu cliente. Pode ser que o seu cliente peça que você envie uma fatura ou recibo que siga o modelo solicitado pelo país dele. Nesse caso, crie e guarde as duas versões: a de seu país e a do dele.

Acordo por e-mail

Quando você fechar negócio com seu cliente, é importante que vocês tenham algum tipo de acordo escrito. Este pode ser um contrato, mas, em muitos casos, basta uma descrição detalhada do que vai ser feito, valor do serviço, forma de pagamento e prazo de entrega.

O formato desse acordo informal varia de acordo com a complexidade da tarefa, mas pode ser algo tão simples como um e-mail. Veja o exemplo a seguir:

E-mail (em resposta a outros e-mails trocados com o cliente):

Basta que o seu cliente responda que está de acordo para que você considere o trabalho como fechado e acordado.

Se ele discordar, faça os ajustes (se concordar com as mudanças, é claro) e envie o novo texto. Continue esse processo até que vocês tenham um texto final com o qual os dois concordem sem ressalvas.

Ou seja, o importante é que você tenha a versão final do escopo do trabalho organizada em um único texto e uma mensagem do seu cliente dizendo que é isso mesmo que ele quer.

Carta de Acordo (Letter of Agreement)

Se o trabalho for mais complexo, e precisar mais que um e-mail para ser explicado, você pode enviar uma carta de acordo (letter of agreement).

Esta segue a mesma ideia do e-mail, com conteúdo similar, porém mais longo e detalhado. Geralmente, a carta de acordo é enviada ao cliente em formato PDF para que ele possa imprimir, se quiser.

Veja um exemplo a seguir:

Carta de Acordo

Essa carta de acordo é bem parecida com uma estimativa do serviço a ser prestado. Assim, se você enviou uma estimativa durante a negociação, basta fazer os ajustes e reenviar o texto na forma de acordo para a aprovação final do cliente.

Esse tipo de documento não exige assinatura, mas guarde (mesmo digitalmente) o e-mail de seu cliente concordando com o conteúdo do mesmo.

E-mail ou carta?

Se você deve enviar apenas um e-mail ou uma carta de acordo vai depender do serviço e do seu cliente. Se não há muito a dizer e o seu cliente não pediu para você formalizar a proposta, um e-mail deve bastar. Um trabalho mais complexo, com várias etapas, são melhor explicado em um arquivo à parte.

O objetivo aqui é ter certeza de que o cliente entendeu e está ciente do que vai receber. Vocês podem ter trocado muitos e-mails ou discutido detalhes por chamada de voz ou de vídeo, e algo pode ter sido mal interpretado ou esquecido.

Colocar tudo por escrito evita um bom número de problemas durante a execução do trabalho. Também diminui as chances de ter um cliente insatisfeito no final.

Acordo de confidencialidade (NDA)

Outro tipo de documento para o qual você deve estar preparado é o contrato de confidencialidade (Non-Disclosure Agreement – NDA). Muitos clientes vão pedir que você os assine, com ou sem contrato de serviço, e até mesmo antes de decidir fechar negócio com você.

Este tipo de documento costuma ser longo e parece ameaçador, mas é só aparência mesmo. O formato é padrão e bastante usado no mercado. O que está dito ali é que você se compromete a não compartilhar com ninguém as informações prestadas pelo cliente.

Leia o contrato com cuidado para saber o que isso significa exatamente e quais as suas obrigações. Que informações são confidenciais e por quanto tempo o contrato é válido? Pode ser que você precise usar um e-mail específico para troca de informações ou que terá que apagar tudo que recebeu após a conclusão do contrato.

A confidencialidade pode ser também, ou apenas, relacionada aos dados de clientes de seu cliente. Se seu serviço exige o acesso a nomes, endereços e preferências pessoais de terceiros, você pode ter que assinar um contrato comprometendo-se a cuidar e não revelar essas informações.

Se você tiver um sócio, ou for dividir parte da tarefa com outra pessoa, informe isso ao cliente. Talvez eles também tenham que assinar o contrato. Ou pode ser que o cliente não aceite a inclusão de uma terceira pessoa.

De qualquer forma, não assine nada que você não entenda ou esteja de acordo. Mesmo que o cliente diga que é só uma formalidade, peça para ele esclarecer todas as cláusulas que você não entender ou não souber como atender. E solicite a exclusão de qualquer cláusula que lhe pareça inaceitável, se for o caso.

Lembre: depois que assinar, você terá que seguir o que está escrito. A quebra desse tipo de contrato pode ter consequências judiciais graves, não importa em que país você e seu cliente esteja.

Contrato de exclusividade

Outro tipo de contrato ao qual você deve estar atento é o de exclusividade. Assim como o acordo de confidencialidade, ele pode ser uma cláusula do contrato de serviço ou um contrato à parte.

O objeto desse contrato é claro: se você o assinar, terá restrições quanto a quem poderá oferecer os seus serviços da data de assinatura em diante.

Você terá que ler o texto com cuidado para saber a que tipo de limitação estará se sujeitando. As possibilidades são muitas, mas as principais são as seguintes:

• Limitação total: Você só pode trabalhar para esse cliente.
• Limitação de serviço: Você só pode fazer certo tipo de serviço para somente esse cliente, mas pode prestar outros tipos de serviços para quem quiser.
• Limitação de concorrência: Você não poderá trabalhar para um concorrente de seu cliente – nesse caso, o contrato pode ser chamado de Contrato de Não-Concorrência (Non-compete agreement).
• Limitação de horário: você deve trabalhar apenas para esse cliente em certas horas e dias da semana.

Um mesmo contrato pode envolver mais de uma das limitações acima. E o documento deve deixar claro quando a limitação se encerra após o fim do contrato – assim como acontece com os contratos de exclusividade, alguns contratos exigem que você continue respeitando a exclusividade mesmo anos após o fim do serviço.

Entenda que se você trabalhar apenas para um cliente (ou seja, se aceitar a limitação total), você está se colocando na posição de empregado – mas, provavelmente, sem os benefícios dessa posição. E, talvez, não trabalhar para concorrentes não seja uma boa opção para você – se você for especializado em um setor, também acabará com um único cliente.

Assim, faça as contas para saber se vale a pena assinando esse tipo de contrato. É preciso que haja uma compensação financeira adequada, calculada em cima do dinheiro que você vai deixar de ganhar ao não atender outros clientes.

Contrato de serviço

Alguns clientes podem pedir que você assine um contrato completo de serviço – comumente chamado em inglês de Independent Contractor Agreement. Esse segue o mesmo estilo de um contrato de serviço brasileiro, especificando, entre outras coisas:

• Serviço a ser prestado
• Valor e forma de pagamento
• Data de ínicio e fim de contrato
• Responsabilidades de cada parte
• O que acontece em caso de quebra de contrato
• Como acontece a cobrança de pagamentos atrasados

Leia tudo direitinho antes de assinar e peça esclarecimentos sobre algo que não entender. Se sentir necessidade, consulte um advogado antes de assinar. É possível que também haja cláusulas referentes à proteção de dados, confidencialidade e exclusividade.

Mais uma vez, não tenha medo de dizer não. Não assine nada que considere injusto, ilegal ou inconveniente. Melhor perder um cliente do que ter uma dor de cabeça judicial depois.

Não pense você que estar em outro país lhe salva de ter que enfrentar uma batalha judicial. Muitas empresas têm representações em outros países ou dinheiro suficiente para contratar advogados em qualquer lugar do mundo.

Se o cliente insistir em manter a cláusula com a qual você discorda, simplesmente, não assine. Este não será o último cliente que vai se interessar pelo seu serviço até o fim da sua vida profissional. Pelo contrário, assinar algo e depois não cumprir, isso sim pode prejudicar a sua carreira.

Já se você quiser criar o seu próprio contrato, busque a ajuda de um advogado com experiência em direito internacional. Estamos falando de um documento legal, por isso não tente fazer isso você mesmo se não tiver o conhecimento técnico necessário.

Verificação de identidade

As plataformas de trabalhos para freelancers podem exigir que você faça a verificação de sua identidade durante a criação de seu perfil. Essa ação tem como objetivo evitar o registro de fraudadores digitais (scammers).

Essa verificação costuma envolver o envio digital de um documento com foto (possivelmente, o passaporte) e de um número de telefone celular. Algumas podem exigir a inclusão de um número de cartão de crédito. Outras vão fazer uma curta entrevista por vídeo para ter certeza de que você é a pessoa da foto.

Fazer isso costuma ser obrigatório, ou seja, sem a verificação de identidade pode não ser possível criar o seu perfil na plataforma. Ou talvez você começar a vender, mas aparecerá um sinal em seu perfil informando que você não verificou a sua identidade. E isso pode espantar muitos clientes.

Assim, o melhor é atender à solicitação. Ou entrar em contato com o suporte da plataforma para ver se é possível flexibilizar a exigência.

Formulário IRS

Se você for atender a clientes residentes nos Estados Unidos, eles podem solicitar que você complete e assine um dos formulários do IRS (Receita Federal dos Estados Unidos). Estes são três:

• Form W-9: para cidadãos norte-americanos residentes em qualquer país
• Form W8-BEN: para indivíduos cidadãos de outros países
• Form W8-BEN-E: para empresas de outros países

Veja em qual categoria você se encaixa e siga as instruções do IRS, disponíveis em PDF no site do órgão, sobre como preencher o formulário. É bem simples. Mas, não há outra opção além de preenchê-lo se você quiser atender a esse cliente.

O que mais pode ser solicitado

Outros pontos importantes podem constar do e-mail, carta de acordo ou contrato de serviço. Por exemplo:

Itens não incluídos

Se há algum item que você sabe que muitos clientes costumam achar que está incluído no seu serviço, mas não está, vale a pena explicá-lo claramente no descritivo do acordo. Assim, você evita mal entendidos.

Por exemplo, redatores de conteúdo podem deixar claro que não enviam imagens ou screenshots junto com o texto (se for o caso). Assistentes virtuais devem especificar suas horas e dias de trabalho, pois alguns clientes pensam que estes estarão disponíveis quando eles quiserem.

Itens opcionais

Vamos dizer que haja algo extra possível de ser acrescentado ao seu serviço, mas, para isso, você teria que cobrar um valor a mais. Você pode, então, sugerir essa opção no seu descritivo do serviço.

Observe que não estou falando de algo essencial para a realização do seu trabalho. Não cobre em separado por algo que o seu cliente espera receber pelo custo acordado. Estou falando de itens realmente opcionais.

Voltando ao caso da pesquisa, por exemplo, as entrevistas seriam feitas por e-mail, mas você pode incluir a opção de fazer isso por telefone ou pessoalmente (se oferecer essa alternativa). Ou pode ser que seu serviço seja entregue em PDF, mas você pode oferecer a entrega do material em formato editável por um valor à parte. Ilustradores podem ser cobrar extra pelo uso comercial de suas criações.

Direitos autorais

Outra cláusula possível, ou documento específico, é a de direitos autorais, em que você passa esses direitos para o seu cliente. Essa é bastante comum entre trabalhos de criação, como fotografia, ilustração e redação.

Defina para que tipo de materiais você aceita fazer a transferência parcial ou total, e informe isso ao cliente. É uma escolha sua, porém entenda que muitos vão pedir essa opção. Mas isso não significa que você não possa impor limites. Você pode exigir, por exemplo, que o seu nome do autor seja sempre mencionado junto à peça.

Geralmente, é você quem deve ter um modelo próprio de transferência de direitos autorais. A menos que o cliente seja uma agência, espera-se que você tenha esse documento. Por isso, busque ajuda legal ou de colegas mais experientes para criar o seu, se já não o tiver.

Muitos clientes vão acreditar que podem usar a peça como quiserem a partir do momento em que lhe pagam pela mesma. Se você quiser colocar restrições, seja claro sobre isso desde o início. E especifique se a liberação é apenas para uso editorial ou se também para uso comercial.

Forma de comunicação

Você também pode querer especificar a forma de comunicação entre você e o cliente. Ele pode entrar em contato quando e como quiser? Ou você oferece apenas horário e forma específica de atendimento? A conversa é por e-mail, WhatsApp, Skype?

Certas opções representam um custo extra, além do tempo que você passa em contato com o cliente – em vez de executando o serviço. Mas, pode ser que seja preciso manter contato para realizar o trabalho corretamente.

Outra coisa que você pode pensar em fazer é pré-determinar quem é o responsável por lhe passar as informações e por aprovar o trabalho final. Assim, você saberá de antemão a quantas pessoas precisa convencer e o impacto disso no seu fluxo de trabalho.

Uso do trabalho em portfólio

Alguns clientes podem pedir em contrato que você não inclua em seu portfólio o resultado do trabalho feito para eles. Assim como o pedido de exclusividade, isso prejudica a sua habilidade de fechar novos trabalhos. O seu portfólio é a prova concreta da qualidade de seu serviço e de sua experiência profissional.

Por isso, pense bem antes de decidir se isso vale a pena. Se achar que sim, sinta-se à vontade para cobrar extra pela inconveniência. Ou peça ao cliente para usar o material parcialmente alterado ou sem a marca do cliente ou apenas em caráter privado (envio apenas para o cliente em prospecção).

Se nada for possível e você ainda acha que vale a pena fechar negócio com esse cliente, pergunte se ele concorda em escrever uma recomendação em seu perfil no LinkedIn ou em seu site. Isso ajuda você a ganhar clientes sem ter que revelar muito sobre a natureza do trabalho prestado.

Taxa de cancelamento

Você pode incluir uma taxa de cancelamento (kill fee) em seu acordo. Como o próprio nome já diz, é uma taxa paga quando o cliente desiste do contrato após este já estar em execução. Ela costuma ser entre 20-25% do valor total do serviço, mas não há regra definitiva.

A verdade é que essa taxa pode ser bem difícil de receber, mas não é impossível. E isso não impede que ela conste de seu acordo. E há alternativas: se você solicitou o pagamento de depósito, por exemplo, pode determinar que ele não será devolvido em caso de cancelamento.

Ter ou não ter contrato?

Se você está trabalhando para seu cliente por meio de uma plataforma de trabalho para freelancers, muitas dessas questões legais são pré-determinadas pela mesma. Porém, o seu cliente pode solicitar que você assine outros contratos da mesma forma.

Por outro lado, também pode ser uma opção sua ter algo por escrito e assinado. E você deve estar se perguntando o quão formal esse “algo” precisa ser.

Algumas áreas sempre têm contratos, por isso converse com um advogado a respeito para saber o que deve fazer. Via de regra, quanto mais complexo é o serviço e mais alto o valor do serviço, mais formal será o contrato.

Mesmo que não haja necessidade de um contrato, é sempre bom recapitular o descritivo do serviço por escrito antes de começar a execução, ainda que seja por meio de uma simples troca de mensagens. Se houver uma disputa posteriormente, isso pode ser usado em seu favor.

Mas também não exagere. Ninguém gosta de burocracia, e em muitos países, isso pode ser visto como falta de confiança no caráter da outra parte. Se isso não for obrigatório em sua área, deixe que o cliente escolha ser burocrático. E proteja-se na medida necessária para garantir que irá receber o valor acordado e que o cliente entendeu o que irá receber.

Documentos legais no seu site

Se você tem o seu próprio site e vende/divulga serviços por ele, deve ter, pelo menos, duas páginas voltadas para questões legais: Termos & Condições e Política de Privacidade.

A página Termos & Condições explica o seu serviço, preço e formas de pagamento, trocas/revisões, uso de informações do cliente, direitos autorais, uso de publicidade, serviços terceirizados, entrega e outros. Trata-se de uma página essencial se o seu cliente paga por seus serviços diretamente em seu site.

Já a Política de Privacidade detalha as informações que você coleta de seus clientes por meio da interação desses com o seu site. Ela diz o que você faz com esses dados, quem os acessa e porquê, como você os mantém seguros, e os direitos do cliente em relação ao isso.

Esta deve estar alinhada com as normas do país em que seu cliente residente – ou seja, se você atende a clientes europeus, ela deve seguir o GDPR. Se você atende a mais de um país, o seu site deve ser preparado para apresentar a versão específica do país em questão caso a caso.

Observe que tanto Termos & Condições quanto Política de Privacidade são documentos legais e devem ter sua redação orientada por um advogado ou por um consultor experiente na área.

O caso das revisões

O número de revisões é uma das principais razões para ter um acordo escrito com o seu cliente. Mas acaba sendo uma das coisas que acabam esquecidas com mais frequência.

O tempo que você passa mudando o que você já fez pode acabar sendo maior que o gasto fazendo o trabalho se você não colocar limite. Por outro lado, seu cliente costuma ter o direito de pedir alterações.

Fica a seu critério decidir o que é justo. Você pode incluir revisões ilimitadas em seu acordo, fazendo mudanças até o seu cliente estar totalmente satisfeito. Ou pode limitar o número de revisões. Via de regra, o número de revisões sugerido é entre uma e três rodadas.

Em qualquer caso, o seu cliente deve ser informado sobre o limite antes de você começar a trabalhar. E você deve incluir o tempo dessas revisões no seu cálculo de preço. Caso o seu cliente queira mais revisões que o que você normalmente oferece, cobre mais por isso.

O trabalho que não para de mudar

Ofereça atenção mais que especial ao descritivo do trabalho. A menos que seja óbvio, este deve ser o mais detalhado possível. É importante que seu cliente entenda o que você vai e não vai fazer, o que foi incluído no acordo.

Ainda assim, o cliente pode mudar de ideia durante a execução do mesmo. Por exemplo, ele pode querer incluir ou excluir ou modificar algo quando você já está realizando a tarefa.

Ter feito um acordo escrito permite que você diga que isso ou aquilo não fez parte do projeto inicial, e que agora é tarde para mudar. Claro, se você quiser mudar, mude. Mas tenha cuidado ao fazer concessões, pois você pode acabar pagando para trabalhar. Seja flexível, sim, mas pense se não é o caso de cobrar extra pelas mudanças.

Todos esses documentos devem ser criados apenas após a fase de negociação ser completada. A menos que o seu cliente lhe peça para enviar algo formal logo no início, cuide da negociação em primeiro lugar. Os textos escritos são uma formalização de um acordo já aceito. A única exceção é o contrato de confidencialidade, já que a negociação em si pode revelar dados sigilosos. Por isso, alguns clientes podem pedir que você assine um NDA logo no primeiro contato.