Além dos equipamentos essencias para freelancers, você vai precisar de certos aplicativos para realizar diversas atividades, como administração de projetos, comunicação com o cliente e criação e compartilhamento de arquivos. Também poderá precisar acessar certos sites para obter materiais, como imagens gratuitas.
Há muitas opções prontas para atender a cada uma dessas necessidades, a maioria eficientes e com boa reputação. Os serviços listados aqui não são, necessariamente, os melhores, muito menos os únicos. São aqueles que eu ou colegas meus costumamos usar, e com os quais estamos satisfeitos. Assim posso recomendar que você também os use.
São também aqueles que meus clientes mais costumam citar, por isso é interessante que você tome conhecimento da existência deles.
Ainda assim, é importante que você teste os seus favoritos, principalmente se houver custo envolvido. O que atende bem a um freelancer pode ser inútil para outro.
Administração de Projetos
Muitas empresas usam aplicativos de administração de projetos para delegar tarefas para freelancers. Eles tornam mais fácil administrar e acompanhar atividades, garantindo acesso online a tudo que está em andamento.
Se você está no B2B, é bem possível que um de seus clientes venha a lhe solicitar que você se registre no aplicativo de preferência deles. A boa notícia é que o custo será deles, não seu. A má notícia é que você pode acabar com vários apps para lidar, um (ou mais) para cada cliente.
Mas você pode acabar gostando tanto desse tipo organização que pode decidir usar um para administrar sua própria vida profissional. Muitas opções contam com versões gratuitas, ainda que limitadas, então essa decisão não vai pesar no orçamento de início.
Asana
Asana é um aplicativo de gerenciamento de projetos bastante popular, graças a sua versão gratuita completa e fácil de usar. Você irá criar um projeto (ou ser convidado para participar de um) e terá tarefas a cumprir.
No próprio escopo da tarefa, você verá a data de entrega, encontrará os arquivos de que irá precisar, e terá acesso a um chat para trocar ideias com seu cliente.
Asana conta com diversas integrações com outros apps, e você poderá visualizar o seu fluxo de trabalho em mais de um formato – então, escolha o que mais lhe parece útil.
Monday
Monday é um aplicativo de gerenciamento de projetos que se tornou famoso por conta de sua interface colorida e dinâmica. Ele é o preferido de quem funciona melhor com a ajuda de recursos visuais, mas não quer algo básico nem totalmente dependente da apresentação visual.
Você só vai precisar olhar rápido para saber quais tarefas são suas, pois o seu rosto vai estar ao lado do nome da tarefa. Ele vem também com uma função que permite cronometrar o tempo gasto em cada atividade.
Os campos do Monday são altamente customizáveis, e há várias integrações e automações – por exemplo, novas tarefas podem ser automaticamente acrescentadas ou arquivadas à medida que outras são resolvidas.
JIRA
JIRA é uma solução usada principalmente por desenvolvedores de produto, permitindo criar um fluxo de de tarefas e gerenciar as várias fases de um projeto. Mas isso não impede que ele seja usado para outros tipos de atividades.
Esse software também possibilidade a sua integração com diversos outros apps, como ferramentas para helpdesk (atendimento ao cliente interno ou externo), troca de mensagens e criadores de protótipos.
JIRA também é famoso por sua segurança, sendo por isso um dos preferidos por grandes empresas. E ele pode “crescer” em funcionalidades à medida que seu projeto também cresce.
Trello
Trello é outro aplicativo que se firmou entre os que preferem o gerenciamento visual de informações. Ele torna a colaboração simples e divertida, já que basta mover cartões para definir prioridades. E você conta ainda com uma galeria de projetos, os quais você pode baixar e adaptar às suas necessidades.
Mas ele não está confinado à esfera do trabalho e tornou-se o preferido também de que quem quer organizar a vida pessoal. Por isso, não se espante se o seu cliente B2C compartilhar com você o projeto Trello do casamento, aniversário ou viagem de férias dele.
Por outro lado, essa é uma solução com poucas integrações incluídas. E o formato é pouco flexível, sem outras formas de visualização do projeto. Há também quem diga que o foco na parte visual faz com que muito tempo seja gasto em tornar o projeto visualmente interessante.
Comunicação
Aqui estão as ferramentas mais populares no exterior para comunicação online de negócios. Baixe-os no seu smartphone e computador, e teste-os com alguém bem antes de precisar de um deles. Assim, você já terá sua conta registrada e não passará por problemas de configuração quando a hora chegar.
Todas as soluções seguintes contam com versões grátis. Se as funções avançadas se tornarem necessárias, é bem provável que o seu cliente pague por isso ou que você possa cobrá-lo pelo serviço.
Skype
Você já deve conhecer bem o Skype, aquele app que permite que você faça chamadas de voz e de vídeo de graça. Ainda que existam outras soluções no mercado, você vai notar que ele ainda é usado por muitos clientes em todo o mundo.
O que talvez você não saiba é que você pode comprar créditos e usar o Skype como um telefone comum e fazer ligações internacionais por um preço bem baixo. Pode ser uma boa ideia ter alguns créditos em caixa para o caso de precisar ligar para um telefone no exterior. O custo é bem menor que o de uma chamada internacional por telefone convencional.
Slack
Slack é um software de troca de mensagens que ganhou milhares de adeptos nos últimos anos. Muitas empresas usam essa ferramenta para comunicação interna, e você pode ser convidado para participar de um ou mais canais de um de seus clientes.
Estes são como listas de discussão com um assunto pré-definido, mas mensagens privadas são outra funcionalidade disponível. Também é possível fazer chamadas de voz e de vídeo.
Se você for convidado a participar do Slack de uma empresa, observe o canal com cuidado e leia as possíveis regras antes de postar qualquer coisa. Assim, você irá descobrir o que e como dizer.
Alguns canais são criados para colocar coisas engraçadas, festejar aniversários, enquanto, em outros, você não poderá postar nada além de trabalho. E cada coisa vai em seu lugar – a ideia por trás dos canais é, justamente, se ater ao assunto daquele canal, por isso evite falar de outra coisa.
Zoom
Zoom começou como um dos principais competidores do Skype e, hoje em dia, é uma das principais soluções para comunicação à distância. Ele oferece salas de vídeo para conversas entre duas ou mais ao mesmo tempo, além de ferramentas avançadas de comunicação e opções para webinars.
Ele é também muito mais estável que o Skype – o que causou a fuga de tantos usuários do produto da Microsoft. Assim como o concorrente, você (e também a pessoa com quem você irá falar) terá que baixá-lo no seu celular ou computador.
Porém, em seguida, o responsável pelo evento deve enviar um link para os convidados. É através deste que é feito o acesso à sala virtual de reunião. É possível também criar uma senha de segurança para cada evento.
WhatsApp não é tão popular no mundo de negócios em outros países quanto é no Brasil. Ele é mais usado para conversas pessoais. Mas nem por isso é uma ferramenta que você deve ignorar, já que ele permite a comunicação gratuita à distância.
Você pode usá-lo para troca de mensagens, chamadas de áudio e de vídeo tudo a custo zero, mesmo que a outra pessoa esteja em outro país. Porém, por não ser considerada como uma ferramenta de uso profissional em muitos países, aguarde que seu cliente sugira o uso.
Também não envie mensagens que não estejam sendo esperadas. Muito menos faça uma chamada de voz ou vídeo sem marcar com antecedência. Em muitas culturas, isso pode ser muito mal visto.
Criação & Compartilhamento de Arquivos
Você também vai precisar de aplicativos para criar e compartilhar os mais diversos tipos de arquivos, como textos, imagens, vídeos e planilhas. Para isso, você pode querer usar uma ou mais alternativas a seguir.
Google WorkSpaces
Google Workspaces, antigo GSuíte, é o nome dado ao grupo de soluções do Google para diversas atividades básicas de escritório. E elas vão se tornar bem conhecidas suas, se já não forem, sejam na versão gratuita ou paga.
Talvez você tenha uma conta no Gmail, e já tenha conversado pelo Hangouts or Meet. Troca de arquivos acontecem no Google Drive, artigos e relatórios são escritos no Google Docs, planilhas são criadas no Google Sheets, e apresentações são preparadas no Google Slides. Outro que você precisa saber usar é o Calendar, o marcador de reuniões e eventos. Ha também o Google Meet para conversas de áudio ou vídeo.
A diferença entre esses e os equivalentes Microsoft que você já conhece é que tudo acontece na nuvem e você pode compartilhar e editar de forma colaborativa. Por conta disso, o Google Workspaces é bastante popular entre trabalhadores remotos e freelancers.
Microsoft Office
Você já deve conhecer o Microsoft Office. A questão é saber se você conta com todos os aplicativos de que precisa e se está usando a versão mais nova ou mais adequada para o seu serviço. E isso antes que você precise dele.
Word e Excel costumam ser sempre necessários, mas pode ser que você precise também do Power Point e Outlook. Você também deve verificar a necessidade de ter o One Note, o bloco de anotações digital, e One Drive, a solução de armazenamento de arquivos na nuvem.
Mas, se você optar por usar Google Workspaces ou LibreOffice – a próxima sugestão – talvez você não precise pagar pelo Microsoft Office. Isso só é realmente necessário se você precisar de alguma das funções avançadas dos aplicativos da empresa do Bill Gates.
LibreOffice
Se você preferir usar uma solução de código aberto, LibreOffice conta com uma ampla gama de aplicativos para você. São alternativas gratuitas para criação de documentos, planilhas, apresentações e mais.
Você também pode incluir outras funções baixando extensões também a custo zero. O pacote de aplicativos está disponível em português, e você vai contar com o suporte de uma comunidade apaixonada por esse tipo de solução.
Se você usa apenas as funções básicas do Microsoft Office, ou se está satisfeito com o Google Workspaces mas quer algo que funcione offline, vale a pena conferir o LibreOffice.
Dropbox
Possivelmente, você terá que compartilhar arquivos com seus clientes. E se estes forem muito pesados, você pode não conseguir enviá-los por e-mail ou por um aplicativo de troca de mensagens. É nisso que o Dropbox vai lhe ajudar.
Você poderá salvar o documento ou imagem no aplicativo e gerar um link, o qual você compartilha com o seu cliente. Este irá clicar no link e baixará o arquivo no computador ou celular dele ou dela. O seu cliente não precisa ter conta no Dropbox.
Também é possível criar folders e usar o Dropbox para salvar backups. A versão gratuita oferece 2Gb de armazenamento, o que deve ser suficiente para quem só quer trocar alguns arquivos. Já editores de imagem e design gráficos podem querer investir nos planos pagos, com 2Tb livres ou mais, e outras funções.
Imagens Grátis
Você pode precisar de imagens em seu negócio, seja para o seu site ou mídias sociais. Redatores também podem receber uma solicitação de entregar artigos juntamente com imagens royalt free.
A solução de custo zero para isso são as diversas galerias online que permitem o uso comercial de fotos e ilustrações. A seguir, listei as que uso regularmente, mas há muitas outras.
Ainda assim, tome cuidado e verifique o que você pode fazer com cada imagem antes de baixá-las. Uso em impressos, como camisetas e livros, costuma ser proibido, bem como em anúncios e outros tipos de propaganda. E você precisa citar o autor da imagem na maioria dos casos.
Pixabay
Pixabay orgulha-se de seu catálogo com mais de 1 milhão de imagens, vetores, vídeos e ilustrações. Estas costumam de ser de ótima qualidade e estar disponíveis em mais de um tamanho para download. Fotógrafos e artistas também publicam suas próprias páginas, as quais funcionam como um portfólio online.
Morguefile
Morguefile é um portal de fotos grátis de ótima qualidade técnica. Você também pode solicitar a criação de uma imagem só para você ou pesquisar em sites pagos (iStock, Shutterstock, Adobe Stock) sem sair da página. E fotógrafos também estão convidados a incluir as próprias imagens.
Unsplash
Unsplash é outra boa opção para quem quer buscar imagens de uso comercial gratuito. O menu principal ajuda a sua busca, dividindo por tema a base de dados de mais de 1 milhão de itens. Nele, você vai encontrar imagens com um toque mais artístico ou jornalístico – inclusive cobertura de fatos recentes. Há também uma coleção de papel de parede.
Outros aplicativos
Além dos já citados, seguem mais alguns aplicativos que você deve conhecer. Eles são voltados para revisão de textos, controle de tempo, armazenamento de senhas e criação/edição de imagens – funções de que você pode precisar para o gerenciamento de suas atividades ou estratégias de marketing.
Toggl
Muitos freelancers são pagos por hora. Outros gostam (ou precisam) controlar o tempo que gastam em cada tarefa. Para isso, você pode usar um relógio ou o seu celular, mas a forma mais eficiente é por meio de um app. E o melhor que encontrei até agora é Toggl.
Ele é muito fácil de usar e pode ser baixado gratuitamente em seu celular ou usado no notebook ou computador. Você pode cadastrar clientes, criar projetos associados a cada um deles, e usar o cronômetro para marcar o tempo usado em cada tarefa. Também é possível registrar tags (etiquetas de identificação) e escrever descrições para ampliar as possibilidades de busca e o cruzamento de dados.
Quando quiser, você poderá acessar relatórios para saber quanto tempo gastou em cada atividade. Estas podem ser agrupadas por data, projeto, cliente, entre outros. Tudo isso de graça. Já a versão paga permite que você faça auditorias, salve relatórios e adicione o valor cobrado por hora em cada projeto.
LastPass
Uma das coisas que vão ocupar bastante espaço na sua mente são senhas. Serão tantas para memorizar (suas e de seus clientes) que você vai acabar querendo anotá-las em um caderninho – uma prática bastante arriscada. Para resolver isso, você pode usar o aplicativo LastPass.
O LastPass salva e organiza as suas senhas em um plugin que funciona tanto no seu browser quanto no celular. Quando você precisar de uma senha ou nome de usuário, os campos serão preenchidos automaticamente, ou você pode pesquisar na base de dados.
Todas essas funções estão incluídas na versão grátis. As versões pagas incluem funções extras como backup de documentos, compartilhamento de senhas e autenticação multifator avançado – esta última pode vir a se tornar importante se você for ter acesso a informações sigilosas de seus clientes.
Grammarly
Como inglês é a sua segunda língua, você pode precisar de ajuda na hora de escrever mensagens para os seus clientes. E isso você pode conseguir com Grammarly, um aplicativo de funciona como revisor de textos.
A versão gratuita pode ser usada no seu computador ou celular, pois conta com apps e plugins que vão permitir que a ferramenta revise até seus e-mails. Mas ela só vai apontar os erros mais graves – o que deve ser suficiente para quem só precisa não passar vexame.
Já quem precisa escrever relatórios ou textos mais complexos em inglês, deve pensar em pagar pela versão completa. Esta verifica todos os erros gramaticais e de estilo, além de sugerir melhores palavras. Mas nem por isso substitui a revisão de um profissional nativo – um serviço que a empresa também oferece, mas por um custo extra.
Hemingway
Outro aplicativo online que vai lhe ajudar na sua redação em inglês é o Hemingway Editor, só que uma forma diferente. Ele vai marcar alguns erros de grafia, mas a principal função dele é indicar se o seu texto é fácil de ler.
É verdade que você, provavelmente, não vai redigir artigos ou outros textos longos em inglês. Mas essa ferramenta continua sendo útil para você. Se ao colar o seu texto nela, você receber um resultado informado que há frases difíceis de ler, esse é um forte indicativo de que a frase está truncada e precisa ser reescrita.
O Hemingway também informa se você usou mais advérbios e voz passiva do que devia (ambos diminuem o impacto de seu texto) e oferece alternativas para tornar o seu texto mais acessível.
Pixlr Editor
É bem possível que você acabe precisando editar uma imagem, nem que seja a sua foto de perfil. Mas Photoshop é um software caro e complicado de usar por quem não tem experiência. E a maioria das alternativas não fazem jus ao tempo que você gasta tentando entendê-las. Ou elas podem não ter muitas das funções básicas de que você precisa.
Por isso, você não vai se arrepender ao usar o Pixlr Editor. Ele não tem tudo que você encontra na solução Adobe, mas oferece as principais funções organizadas e de forma intuitiva. E tem algumas opções avançadas, como remoção de plano de fundo e funções de retoque.
Você vai achar o Pixlr Editor bastante parecido com os editores de imagem pré-instalados no seu celular. E o resultado final é de boa qualidade e tudo acontece online, ou seja, você não vai precisar baixar softwares pesados.
Canva
Criação de imagens é uma ferramenta importante para muitos freelancers – e é o serviço de alguns. Canva permite que você crie imagens elegantes para acompanhar as suas postagens em apenas alguns minutos, mesmo que você não tenha muita habilidade artística ou experiência em design.
Você vai encontrar mais de 8 mil modelos e elementos pré-formatados, bastando apenas adaptá-los à sua marca profissional. Você poderá fazer o upload de suas próprias imagens ou vídeos, e customizar plano de fundo, fonte e muito mais.
Também é possível criar gráficos para apresentações, cartões de visita, cartazes, panfletos e outros materiais visuais. E se precisar de funções avançadas, os pacotes pagos têm preços acessíveis e vêm com um número ainda maior de imagens, fontes, e outros elementos de design.
